Tips | IT beheer in Office 365: 4 tips | Wortell

Doorgewinterde IT-beheerders weten wat ze moeten kunnen en doen de noodzakelijke taken in het Office 365-beheercentrum met de ogen toe. Meer nog, ze laten PowerShell of een externe tool het werk doen. Maar ben je nieuw in IT-beheer of regel je als zelfstandige alles zelf? Dan krijg je deze vier noodzakelijke taken best snel onder de knie.

1. Voeg individuele gebruikers toe aan Office 365

Afhankelijk van de omvang van een bedrijf is het toevoegen van gebruikers voor sommige beheerders een dagelijkse taak. In Office 365 kun je dat op veel manieren doen, maar de gemakkelijkste is nog altijd het beheercentrum. Dat kan per individuele gebruiker of voor een hoop mensen ineens via een CVS-bestand.

1. Open het beheercentrum en kies Gebruikers.
2. Selecteer Actieve gebruikers.
3. Klik op het plusteken en er verschijnt een pop-upvenster.
4. Vul alle informatie over de nieuwe gebruiker in. De gebruikersnaam is wat hij zal gebruiken om in te loggen. Let zeker op dat je het account op het juiste domein aanmaakt.
5. Stel een wachtwoord in. Je kunt dit automatisch laten aanmaken of zelf een wachtwoord kiezen. Vul je eigen e-mailadres in om het wachtwoord naartoe te sturen.
6. Vink aan dat de gebruiker het wachtwoord moet aanpassen wanneer hij of zij voor de eerste keer inlogt. Dit is niet noodzakelijk, maar sterk aan te raden.
7. Voeg een licentie aan het account toe.
8. Druk op Create en het account wordt aangemaakt.

2. Toewijzen of verwijderen van Office 365-gebruikerslicenties

Heeft je bedrijf een Office 365-abonnement, dan zul je gebruikers licenties moeten toewijzen om gebruik te maken van de software. Meestal doe je dat wanneer je een account aanmaakt voor een medewerker. Doe je dat niet, dan kun je dat via het beheercentrum alsnog toewijzen of bestaande toewijzingen aanpassen. Een licentie verwijderen doe je ook in het centrum of gebeurt automatisch wanneer je een account verwijdert.

Zo pas je de licenties aan voor individuele gebruikers:

1. Ga in het beheercentrum naar Actieve gebruikers.
2. In de lijst met gebruikers vink je de gebruiker aan van wie je de licenties wilt wijzigen.
3. Klik in het overzicht scherm van de gebruiker op de knop Bewerken die naast zijn licenties staat.
4. In het nieuwe scherm kun je de verschillende licenties die je organisatie heeft, aanvinken of niet om de licentie toe te voegen of te verwijderen.
5. Druk op Opslaan.

Zo pas je de licenties aan voor meerdere gebruikers tegelijk:

1. Ga in het beheercentrum naar Actieve gebruikers.
2. In de lijst met gebruikers vink je de gebruikers aan van wie je de licenties wilt wijzigen.
3. Klik op Bewerken.
4. Klik twee keer op Volgende.
5. In het nieuwe scherm kun je de verschillende licenties die je organisatie heeft aanvinken of niet om de licentie toe te voegen of te verwijderen.
6. Klik op Opslaan.

3. Het resetten van Office 365-wachtwoorden

Nu bedrijven meer en meer de beweging naar de cloud maken, zien veel IT-beheerders hun rol veranderen. Toch zijn er een aantal taken waaraan je niet ontkomt, zoals het beheren van gebruikersaccounts en het resetten van Office 365-wachtwoorden. Vooral dat laatste is een dagelijkse bezigheid. Gelukkig is dat in het beheercentrum een koud kunstje.

1. Ga in het beheercentrum naar Actieve gebruikers.
2. Selecteer de gebruiker of gebruikers van wie je de wachtwoorden wilt resetten.
3. Klik op Wachtwoord resetten in het selectievenster.
4. Pas eventueel het e-mailadres aan naar waar het wachtwoord moet worden gezonden.
5. Klik op Reset en Office 365 maakt tijdelijke wachtwoorden aan.

4. Het verwijderen van Office 365-gebruikers

Zitten je Office 365-gebruikers in de cloud? Dan kun je ze eenvoudig verwijderen via het beheercentrum. Let wel op: gebruik je directory synchronisatie, dan moet je je gebruikers uit het lokale Active Directory verwijderen. Na het verwijderen van een account blijft het nog dertig dagen beschikbaar. In die periode heb je de tijd om de informatie over het account terug te halen. Daarna gebeurt een “hard delete” en worden alle gegevens permanent gewist.

1. Ga in het beheercentrum naar Actieve gebruikers.
2. Selecteer de gebruiker die je wilt verwijderen.
3. Klik op Delete in het selectievenster.
4. Klik nog een laatste keer op Delete als je zeker bent dat je de gebruiker wilt verwijderen.

Benieuwd naar andere tips en tricks die je werk gemakkelijker zullen maken? Bekijk ons blogoverzicht.
Nood aan advies op maat? Schrijf je in voor één van onze workshops.