3 pijlers voor een veilige moderne werkplek voor jouw overheidsinstelling

In de afgelopen twee jaar hebben overheidsinstellingen massaal clouddiensten als Microsoft Teams uitgerold. COVID-19 liet ons weinig keuze. Van de ene dag op de andere kregen alle bedrijven te maken met de dwingende noodzaak om op afstand te kunnen werken. Maar deze moderne manier van samenwerken en communiceren, vereist een andere aanpak. Medewerkers die van thuis moeten werken, hebben bijvoorbeeld bepaalde apparatuur nodig. En wanneer je qua applicaties met legacy te maken hebt, dan kan dit voor bijkomende uitdagingen zorgen.

Dé oplossing: een veilige, moderne werkplek inrichten. Maar hoe pak je dat precies aan bij een overheidsinstelling? We leggen het je uit aan de hand van drie pijlers.

1. Gebruiksvriendelijkheid: 'faciliteren' als sleutelwoord

Het is cruciaal dat gebruikers autonoom hun job kunnen uitvoeren. Ze moeten de moderne werkplek optimaal kunnen gebruiken. Ruggesteun hen daarom met de juiste opleiding en skills, maar zorg ook voor goede ondersteuning. Focus je op gebruikersadoptie.

Allereerst kijk je naar manieren om de moderne werkplek tijds- en plaatsonafhankelijk te kunnen gebruiken. Medewerkers bij de gemeente moeten specifieke gemeente-toepassingen bijvoorbeeld altijd en overal kunnen bereiken. In dat kader is het ook belangrijk om te zorgen dat je apparaten op afstand kunnen worden beheerd. Wanneer een medewerker meldt dat een apparaat verloren of gestolen is, wil je het bijvoorbeeld meteen kunnen blokkeren. Maar dat stelt zeer specifieke eisen aan de manier waarop je met de modernisering van de werkplek omgaat. Bovendien vraagt het ook vrij veel inspanningen van de gebruiker.

Je wilt een modern en overzichtelijk beheer waarmee je vermijdt dat je gebruiker zich voortdurend in twee werelden moet bewegen: de lokale werkomgeving van vroeger én de moderne, digitale werkplek.

2. Veiligheid: stevig in de digitale schoenen staan

Voor (lokale) overheden gelden zeer specifieke eisen aan de manier waarop gebruikers toegang kunnen krijgen tot de ICT-omgeving. Je digitale identiteit, toepassingen en data zijn daar allemaal onderdeel van.

Nadenken over zaken zoals Multi-Factor Authentication (MFA) en geconditioneerde toegang worden essentieel. Daarom is het slim om te bepalen hoe gebruikers toegang kunnen krijgen tot een apparaat of een toepassing. Het inzetten van een bijkomende factor om in te kunnen loggen, zoals een pincode of biometrische verificatie, zorgt bijvoorbeeld voor een opmerkelijk verkleining van het risico op misbruik.

3. Integratie: alle oplossingen werken in synergie

Microsoft Teams is een stevige basis om hybride samenwerking vlot te laten verlopen. Maar pas wanneer je het combineert met andere oplossingen, haal je echt het onderste uit de kan. Gebruiken medewerkers bijvoorbeeld ook Exchange, Planner en SharePoint? Dan kunnen zij door het op elkaar afstemmen van deze toepassingen heel makkelijk meetings inplannen, bestanden doorsturen en in dialoog gaan.

Wanneer je oplossingen integreert tot een digitale werkplek en daarnaast een 'Bring Your Own Device' beleid hanteert, besef dan wel dat medewerkers ook de laptops van anderen kunnen gebruiken om samen te werken. Die ‘vreemde’ apparaten voldoen niet noodzakelijk aan jouw veiligheidseisen. We raden je dan ook aan om daar bepaalde regels voor op te stellen en deze in een policy te gieten. Sta gebruikers bijvoorbeeld niet toe om bestanden op te slaan op apparaten die niet door de gemeente worden beheerd. Zo kunnen medewerkers veilig werken met geïntegreerde oplossingen zonder de bedrijfsveiligheid in gevaar te brengen — op gelijk welke locatie en van op elk apparaat!