Femma's verlanglijstje afgecheckt
Femma voltooit digitale transformatie met hulp van Wortell (voorheen Synergics)
Femma ging eind 2019 in zee met Wortell (voorheen Synergics) om met behulp van Microsoft-technologie vlot van overal te kunnen werken. Intussen zit de bekende vrouwenvereniging in de laatste fase van die transformatie, en blikken ze tevreden terug op het traject dat ze hebben afgelegd. Wat niet betekent dat het verhaal hier stopt, trouwens…
Vanuit technisch standpunt is een Office365-migratie niet de grootste uitdaging, maar dat wil niet zeggen dat zoiets altijd van een leien dakje verloopt. “Bij ons was dat eigenlijk wel het geval,” vertelt Marijke Dehertog, die het samenwerkingsproject bij Femma leidt. “Dat kwam vooral door de goede voorbereiding, waar we samen met Wortell veel tijd en aandacht aan hebben besteed. Hun expertise kwam daarbij goed van pas. Zo hadden we er bijvoorbeeld nooit zelf aan gedacht om met persona’s te werken, en daar aangepaste gebruikerscenario’s voor te ontwikkelen, wat enorm veel geholpen heeft.”
Behalve de implementatie van de software zelf verliep ook de adoptie door de gebruikers erg vlot, onder andere door het inzetten van een of meerdere key users per team, die vervolgens als ambassadeur voor de nieuwe werkomgeving optraden. Dat bleek een mooie aanvulling op de opleidingen die Wortell had voorzien, die als gevolg van de coronacrisis wel allemaal online moesten plaatsvinden. “Met die aanpassing hadden sommige collega’s het wel wat moeilijk,” vertelt Dehertog. “Die webinars duren makkelijk enkele uurtjes, en dat is behoorlijk lang voor een online opleiding.”
Wortell heeft ons aangeraden om met persona's te werken en daar aangepaste gebruikerscenario's voor te ontwikkelen, iets waar ze zelf nooit aan gedacht hadden. -Marijke Dehertog, Femma
Succescriteria behaald
Bij Femma hadden ze aan de start van het migratieproject een aantal succescriteria opgesteld, en die zijn nagenoeg allemaal behaald. Een van de doelstellingen die bovenaan dat lijstje stonden – minder e-mailverkeer – is zelfs overtroffen. “Er worden nu haast géén interne e-mails meer verstuurd,” vertelt een glunderende Dehertog. “Zowat alle interne communicatie verloopt via Microsoft Teams. We merken bovendien dat collega’s elkaar sneller bellen om kort iets te bespreken, waarbij ze uiteraard rekening houden met elkaars beschikbaarheid, die je in Teams meteen te zien krijgt.”
Het gebruik van Teams bevordert ook de samenwerking bij Femma. “Daardoor hebben we namelijk meer inzicht in wat iedereen aan het doen is, waardoor we daar sneller op kunnen inpikken indien nodig – bijvoorbeeld als een collega tijdelijk wegvalt door vakantie of ziekte,” zegt Veerle Dehertog, medewerker bij Femma. “Dat verhoogt bovendien de transparantie in de organisatie – een ander puntje op ons verlanglijstje. Informatie blijft nu niet meer in de mailboxen van de medewerkers zitten. En met verschillende mensen aan één document werken is ook veel eenvoudiger geworden. Dat vergde vroeger wel al eens enkele kunstgrepen om te vermijden dat zoiets in de soep draaide.”
Vragenuurtje
Hoewel de resultaten heel bevredigend zijn, hebben ze bij Femma ook oog voor wat er nog niet honderd procent loopt zoals het moet. Online vergaderen is – onder andere dankzij de coronacrisis – intussen helemaal ingeburgerd, maar daar kan nog wat aan worden verbeterd," vindt Dehertog: “Het is de bedoeling dat we OneNote van Microsoft gebruiken om die meetings in goede banen te leiden en om verslagen bij te houden, maar dat is voor nogal wat collega’s blijkbaar nog geen evidentie. Die applicatie vereist een heel specifieke werkwijze, die nog niet iedereen onder de knie heeft.”
Om hier beterschap in te brengen, overleggen de projectleiders geregeld met de key users en worden er op geregelde tijdstippen vragenuurtjes georganiseerd – uiteraard ook via Teams. “Die vinden kort na de middag plaats, een tijdstip waarop de meeste mensen vrij zijn”, legt Dehertog uit. “Iedereen is vrij om die bij te wonen, en heel wat medewerkers doen dat ook. Helemaal in het begin zaten we vaak aan een participatiegraad van circa tachtig procent, en ook nu nog halen we meestal veertig procent. In elke sessie wordt één, goed afgelijnd onderwerp besproken. Die vragenuurtjes worden opgenomen – wie er niet kan bij zijn, kan ze dus later eventueel bekijken. Nieuwe collega’s kunnen op die manier ook vragenuurtjes raadplegen uit de periode vóór ze bij ons in dienst kwamen.”
Niet zomaar een leverancier
In de loop van het project hebben Femma en Wortell een bijzondere relatie opgebouwd, helemaal niet die van leverancier en klant. Er is zoveel vertrouwen ontstaan dat Wortell ook in de toekomst aanblijft om nieuwe projecten te begeleiden.
“Wij zien Wortell inderdaad niet als een leverancier,” vertelt Dehertog. “Een leverancier levert en vertrekt, en dat is hier niet het geval. Zij blijven bijvoorbeeld telkens het nodige doen als Microsoft nieuwigheden toevoegt aan de software, zodat wij daar – als dat voor ons relevant is, natuurlijk – binnen de kortste keren van kunnen genieten. En om de twee maanden hebben we overleg om na te gaan of alles goed verloopt, wat we eventueel nog zoal kunnen doen om zaken te verbeteren, en uiteraard ook om samen naar de toekomst te kijken.”
In een volgende fase wil Femma namelijk een nieuwe tool voor databeheer in gebruik nemen, gebaseerd op Microsoft Dynamics. “De analysefase hiervoor is net afgerond en nu beginnen we aan de ontwikkeling ervan,” zegt Dehertog. “De bedoeling is dat we onze eigen data en de apps meer in eigen handen hebben, zonder daarvoor telkens bij een externe leverancier te moeten aankloppen. Daardoor zullen onze vrijwilligers op een gebruiksvriendelijke manier toegang hebben tot onze data, zodat ze minder tijd verliezen aan administratieve rompslomp, en bijvoorbeeld ook sneller inspiratie kunnen vinden voor hun activiteiten.”
