10 tips om je persoonlijke productiviteit ook thuis hoog te houden
Door de coronacrisis werken we volop van thuis uit en het ziet er niet naar uit dat dit snel zal veranderen. Voor veel mensen is dit een nieuwe manier van werken en is het even zoeken hoe je in deze situatie productief blijft. Daarom delen we graag enkele tips met jullie die je productiviteit een boost kunnen geven nu we met z'n allen telewerken.
1 - Maak een onderscheid tussen werk en privé
Doordat we nu elke dag van thuis uit werken en je kinderen ook thuis zijn, is het er vermoedelijk ook voor jou niet makkelijker op geworden om een goede balans te vinden tussen je werk en je privé. Het is verleidelijk om tijdens je werkuren snel een wasmachine te laten draaien of de vaatwas even aan te zetten. Maar voor je het beseft, startte je aan heel wat van die huishoudelijke taken. Probeer dit te vermijden, want dit zal je productiviteit doen dalen. Zorg er daarom voor dat je een duidelijk onderscheid maakt tussen je werkruimte en de andere ruimtes in je huis of appartement. Ga dus niet in bed liggen werken met je pyjama aan, maar zet je aan een bureau en kleed je aan zodat je echt het gevoel hebt dat je aan het werken bent.
2 - Deel je dag goed in met behulp van Microsoft 365
Maak aan het begin van je dag een TODO-lijstje (must-read blog om de apps binnen Microsoft 365 hier nuttig voor in te zetten!) en probeer je daaraan te houden. Het is verleidelijk om afgeleid te geraken van je kerntaken, net omdat er niemand is om je te controleren, maar probeer je toch aan je planning te houden zodat je niet moet doorwerken tot in de late uurtjes. Dit is absoluut niet de bedoeling van telewerken. Maak dus een goede dagindeling met voldoende blokken aan tijd waarin je je kan focussen.
3 - Neem die clean desk policy ook thuis over
Zorg voor een goede, inspirerende werkplek waar je niet te veel afgeleid wordt. Hou al je materiaal binnen handbereik zodat je niet om de vijf minuten moet opstaan om iets te gaan zoeken. Verlichting en verluchting zijn ook cruciaal. Zorg voor voldoende licht zodat je ogen niet vermoeid geraken van de hele tijd naar een scherm te staren in een donkere ruimte. Zorg tegelijkertijd ook voor voldoende verluchting zodat je hersenen genoeg frisse lucht krijgen en je steeds helder kan blijven nadenken.
4 - Behandel je grootste taak eerst
Weet je niet waarmee je moet beginnen? Bekijk dan eens wat er allemaal op de planning staat en maak een onderscheid tussen de grote (olifanten) en kleine (muizen) taken. Probeer de olifanten als eerste te behandelen en de muizen nadien. Maak ook in je planning al een opdeling in prioriteit.
5 - Blijf in contact, virtueel met Microsoft Teams
We zitten momenteel allemaal ver van elkaar, maar dit wil niet zeggen dat je daarom geen contact kan hebben met je collega's. Doe een beroep op Microsoft Teams, de samenwerkingshub binnen Microsoft 365, of sociale media. Per dag of per week kan je bijvoorbeeld een stand-up, huddle (zijn er nog andere namen?!) of zelfs een 'start het weekend momentje' organiseren. Je brengt mekaar zo op de hoogte van je planning. Goed communiceren is in tijden van isolatie eens te meer belangrijk geworden om geen misverstanden of dubbel werk in de hand te werken. Probeer het hierbij ook zo echt mogelijk te laten aanvoelen: zet je camera aan, zodat je echt het gevoel hebt dat je elkaar hebt gezien. We schreven al heel wat tips neer over hoe je virtueel vergadert.
6 - Zorg voor zo weinig mogelijk afleiding
Thuis geraak je sneller afgeleid dan op het werk, zorg dan ook voor zo weinig mogelijk afleiding binnen je werkplek. Dit kan je doen door in een propere ruimte te werken, je gsm enkel te gebruiken voor werkgerelateerde zaken en door niet-essentiële meldingen uit te schakelen. Dit zijn allemaal kleine zaken die je productiviteit kunnen verhogen. Beïnvloed je persoonlijke productiviteit niet door teveel Office 365 impulsen.
7 - Gebruik de juiste tools om productief en veilig te werken
Een tool is maar een hulpmiddel en geen doel op zich, maar de juiste tools kunnen jou wel helpen om efficiënter en productiever te werken. Denk bijvoorbeeld aan een tool die bijhoudt hoe lang je aan een taak werkt, een tool die samenwerken en communicatie rond een bepaald topic vergemakkelijkt, … De aanrader binnen het M365 pakket is zonder aarzelen Microsoft Teams, een app die samenwerken faciliteert, zowel om te (video)bellen, chatten en delen en bewerken van documenten. Je kan gerust nog een stapje verder gaan: zo bestaan er applicaties op je smartphone die ervoor zorgen dat je tijdens de werkuren enkel werkgerelateerde applicaties kan openen.
8 - Stay fresh!
Het is verleidelijk om 's ochtends je ontbijt over te slaan of dit te combineren met je lunch, maar dit is eigenlijk niet zo goed. Sta op tijd op, neem een gezond en evenwichtig ontbijt en begin dan pas met werken. Neem zeker een middagpauze om te lunchen, zodat je genoeg energie hebt om in de namiddag nog verder te werken. We mogen niet onderschatten dat thuiswerken in een crisissituatie als deze heel wat impact heeft. We bewegen veel minder doorheen de werkdag en vergeten misschien wel eens om een pauze te nemen. Zoek voor jezelf naar een manier om op tijd en stond te deconnecten.
9 - Focustijd is essentieel
Plan genoeg focustijd in je agenda zodat je collega's ook weten dat je op dat moment niet gestoord wil worden. Zo kan je goed doorwerken aan een bepaalde taak. De tijd die je als bezet aangeeft in Outlook zal ook als bezet overgenomen worden in je Microsoft Teams status. Neem ook dergelijke zaken mee in de policy van je organisatie opdat iedereen hier rekening mee houdt.
10 - Muziek, je beste begeleider?
Zit je in een lege ruimte en voelt dit een beetje beangstigend aan? Zet dan even een leuk en rustig deuntje op dat je kan stimuleren om te werken. Ga eens na welke muziek het best voor jou past, het hoeft niet per sé je favoriete muziek te zijn, beluister ook eens andere stijlen en ontdek welke stijl het best bij jou past zodat je gedreven en productief aan de slag kan gaan.
