Productiever werken dankzij Microsoft Teams
We zeiden het al eerder… Maar liefst 13 miljoen mensen gebruiken Microsoft Teams dagelijks. 19 miljoen mensen maken er wekelijks gebruik van. Mooie cijfers die meteen aantonen dat de wereldwijd gebruikte tool vandaag al bij heel wat organisaties in de armen is gesloten. Microsoft blijft investeren in Teams als tool en breidt de communicatie- en samenwerkingsmogelijkheden steeds uit om het nóg gebruiksvriendelijker te maken. Zo lanceerden ze onlangs nieuwe functionaliteiten in 3 domeinen en die willen we jou natuurlijk niet onthouden. Je hebt er weer heel wat productiviteit bij te winnen.
Het is inmiddels twee jaar geleden dat Microsoft 365 werd gelanceerd. Deze geïntegreerde set van applicaties en diensten helpt je vlotter te transformeren naar een digitale werkplek waar je productiever en veiliger kan werken. En aan het hart daarvan staat Microsoft Teams, waaraan we al heel wat blogs en webinars wijdden. Terecht, al zeggen we het zelf, want Teams is dé hub voor efficiënt teamwerk. Het bundelt namelijk chat, video meetings, bellen en documenten in 1 geïntegreerde applicatie waar je gelijktijdig en van overal samen met je collega’s aan je projecten werkt.
1 - Prioriteer deadlinegevoelige communicatie
Twee nieuwe functies in Teams verzekeren nu dat belangrijke berichten zeker jouw aandacht krijgen.
- Via meldingen met hoge prioriteit waarschuw je vanaf nu de ontvanger van berichten die op een korte tijdsspanne gelezen moeten worden. Dit doet Teams door de ontvanger elke twee minuten mobiel en op desktop een signaal te sturen tot zolang er geen antwoord is gegeven.
- Ontvangstmeldingen zullen in de chat display via een icoon worden weergegeven van zodra de ontvanger jouw bericht heeft gelezen. Ook op die manier heb je dus zekerheid dat de persoon in kwestie op de hoogte is van jouw dringende boodschap.
2 - Beheer eenvoudig de communicaties in een team of over verschillende teams heen
- Het knopje ‘announcements’ laat teamleden toe om belangrijk nieuws in een kanaal uit te lichten. Je kan het bijvoorbeeld gebruiken om een nieuw project af te trappen, een collega te verwelkomen of succesvolle resultaten te delen.
- Je kan een bericht voortaan in 1 bewerking over verschillende kanalen heen (channel cross) posten.
- Aangestelde moderators kunnen een kanaal modereren en op die manier beheren wat er precies wordt gepost en of er op een specifieke post al dan niet gereageerd kan worden.
Deze twee laatste updates zijn mogelijks nog niet te zien in jouw Teams omgeving maar komen er wel snel aan. En hé, als het al iets luchtiger mag… Gebruik in je communicatie dan een van de nieuwe iconen (rechterbovenhoek van een ‘conversation’) om iemand duidelijk te maken dat je ’t hebt gelezen. Of geef eens iemand een complimentje over zijn/haar verrichte werk. Met de ‘praise’ functie geef je iemand in je team een virtuele badge als bedankje. Het zal zeker geapprecieerd worden.
3 - Maak het makkelijker voor eerstelijnsmedewerkers om hun planning te beheren en updates te ontvangen
- In de Teams Shifts module is een nieuwe functie, een tijdklok, toegevoegd. Dit stelt collega’s in staat om hun tijd te registreren, rekening houdend met pauzes, rechtstreeks via de mobiele Teams app. Voor beheerders is het bovendien mogelijk om een locatie te monitoren om zeker te zijn dat teamleden zich op de aangewezen werkplek bevinden tijdens het in-of uitchecken (geofencing). Hiermee kan ongeautoriseerd gebruik van apparaten uitgesloten worden en is er dus zeker ook aandacht gegeven aan veiligheid.
- Voortaan kan je ook gerichter communiceren door op hetzelfde moment in een bericht mensen met een specifieke rol aan te spreken. Je gebruikt daarvoor ‘@’ typt vervolgens de rol in, zoals hieronder wordt weergegeven.
De tijdklok functie is reeds beschikbaar. Het gericht aanspreken van mensen binnen een bepaalde functiegroep mag je verwachten in de loop van augustus.
