5 tips voor een kwaliteitsvolle videovergadering

Mede door Covid-19 zijn videovergaderingen voor veel organisaties intussen de norm geworden. Toch werden ook oude gewoontes in dit nieuwe format overgenomen: geen vergaderagenda voorhanden, teveel besluiteloze deelnemers met ellelange discussies als gevolg. En ook deze vraag kwam wel eens vaker naar voren: Komen jouw medewerkers naast al dat (video)vergaderen nog wel aan werken toe? In deze blog reiken we jouw organisatie enkele handvatten aan om meer uit je videovergaderingen te halen, met misschien zelfs minder vergaderingen tot resultaat.

Voorzie je medewerkers van de nodige werkmiddelen

Vergaderingen zijn essentieel voor samenwerking, creativiteit en innovatie. Laat technologische drempels deze zaken dus niet verhinderen. Heb je de juiste uitrusting om medewerkers kwalitatief te laten videovergaderen? Niets zo vervelend als een moeilijk gesprek op afstand voeren en elkaar niet kunnen zien door een gebrek aan een webcam. Of wat dacht je van een groepsgesprek waarbij er deelnemers zijn die noodgedwongen vanop een desktop in moeten bellen en geen microfoon ter beschikking hebben. Leg ook uit waarom die hoofdtelefoon zo handig is: voorkom ergernis over echo´s en collega´s die zuchten over blaffende honden op de achtergrond. Je medewerkers uitrusten met hoofdtelefoons en een webcam is dus zeker geen overbodige luxe.

Zet de testopties van Teams in

Zijn je medewerkers nog niet zo vertrouwd met videovergaderen? Veel tools waaronder Microsoft Teams laten het toe om een testgesprek te voeren waarin de kwaliteit van je geluid gemeten wordt alsook een spiegel voorziet hoe men in beeld zal verschijnen. Een snelle internetverbinding is uiteraard ook van belang. Geef je medewerkers bijvoorbeeld de tip mee af en toe een speedtest te doen, mochten zij storingen tijdens een videovergadering ervaren. Over die spiegel gesproken, leidinggeven vanop afstand is een extra uitdaging en juist daarom is het prettig collega´s in de ogen te kunnen kijken. Creëer dus geen extra afstand en doe het vooral niet zoals op onderstaande foto´s.

 Zet gerust die camera aan, maar let op volgende zaken:

• Zorg voor voldoende licht maar vermijd tegenlicht.
• Probeer de camera op kinhoogte te plaatsen zodat je gezicht in proportie blijft en dat andere deelnemers niet in je neus kunnen kijken.
• Kijk in de richting van de camera, net zoals je iemand fysiek in de ogen zou kijken.

Binnen Microsoft Teams is er de mogelijkheid om je achtergrond te vervagen of zelf een gepersonaliseerde achtergrond in te stellen. Hierbij zou een logo van je organisatie of misschien foto´s van je fysieke kantooromgeving een leuke toevoeging kunnen zijn om werknemers een gevoel van verbondenheid te geven.

Verbondenheid in een digitale context

Verbondenheid op afstand is van onschatbare waarde voor jouw organisatie, maar met een mooi plaatje ben je er natuurlijk nog niet. In veel gevallen spenderen je medewerkers meer tijd met hun collega’s of klanten, dan met hun eigen gezinsleden. Start de vergadering met een rondje ‘verkeerslichten’: vraag aan de mensen hoe ze zich vandaag voelen (groen, oranje, rood?). Of stel een onverwachte vraag: “Wat heb je ‘t laatst gegeten?”, bijvoorbeeld. Op deze manier schud je iedereen wakker en heb je onmiddellijk de aandacht.

Een goede voorbereiding, een goede vergadering?

Laat ons nu eens inzoomen op de niet-technische aspecten van optimaal (video)vergaderen. Neem eens een kijkje in je eigen agenda om te zien wanneer je voor het laatst tijd hebt gereserveerd om een vergadering voor te bereiden. En komt dit overeen met de vergadercultuur actief in je organisatie? Een van de tools die wij hiervoor binnen onze SPRINT productiviteit aanreiken is MyAnalytics, waarbij medewerkers empowered worden om zelf inzichten te verzamelen over hun werkstijl en persoonlijke productiviteit, maar ook de mogelijkheid krijgen om de tool tijd in de agenda te laten boeken om een vergadering voor te bereiden.

Nu je toch je agenda voor je open hebt, kijk eens goed naar de benamingen van vergaderingen in jouw organisatie. Onze eigen experts zien bij heel wat organisaties nog regelmatig vergaderingen ingepland in de agenda´s met als titel ´overleg´ of ´vergadering,´ of misschien nog erger; helemaal zonder titel. Een efficiënte vergadercultuur begint bij de vraag waarom je tijd in de agenda´s van je collega´s wil blokkeren om tot een bepaald doel te komen. Alles valt of staat bij die ‘waarom-vraag’, want mede aan de hand van die uitkomsten nodig je deelnemers uit en bouw je (samen) de agenda op.
Nodig enkel de mensen uit die nodig zijn in de vergadering. Als de persoon geen input zal geven in de vergadering en enkel het resultaat moet kennen, stuur dan het vergaderverslag met eventueel de opname door. Indien je een vergadering wil opnemen, raden we je ook zeker aan om voordat je op ´start opname´ drukt eerst de mondelinge of schriftelijke toestemming van de aanwezigen te verkrijgen.

Samen minder vergaderen

Klagen medewerkers soms dat ze teveel tijd kwijt zijn met vergaderingen? Dit aantal naar beneden schroeven, vergt een team-effort. Beslis samen op strategisch niveau wat het gewenste aantal vergaderingen is en bijvoorbeeld de richtlijn voor de duurtijd van een vergadering. Communiceer deze richtlijnen vervolgens vooral niet als harde eis. Elk overleg is anders, maar inspireer medewerkers om eens met een overleg van 20 minuten te experimenteren. Welke cultuur wens je na te streven in de organisatie: volle dagen back-to-back meetings en collega´s die steevast te laat komen? Streven naar kortere en meer efficiënte meetings is een fantastisch voornemen, maar verlies het welzijn van medewerkers niet uit het oog. Stimuleer informele gesprekken door bijvoorbeeld eerder toe te treden tot de virtuele vergadering of na de formele vergadering nog wat ruimte laten voor reflectie.

Je hebt waarschijnlijk gemerkt dat een aantal van deze tips vooral te maken hebben met afspraken. Afspraken zijn van groot belang als het komt op samenwerken, en vergaderen doe je samen. Maak dus goede afspraken met je collega’s zodat je nieuwe manier van vergaderen een succes wordt!