Ga naar content
Zoek op onderwerpen, blogs, diensten etc.

Meeting rooms as a service? Zo helpt het je organisatie van a tot z.

Hoe vaak raakte je tijdens online of fysieke meetings al gefrustreerd omdat één van de toestellen niet werkte? Hoeveel efficiëntieverlies leed je organisatie al? Ja, de nieuwe en meer digitale manier van werken vraagt om een aangepaste vergaderinfrastructuur. De rol van facility managers verandert, en door de vele technische vereisten staat IT onder druk. Hoe kan dat beter? Met Microsoft Teams Rooms, het vergaderbeheer dat Wortell as a service aanbiedt. In dit artikel tonen we je hoe!

Vooraf: we stomen je organisatie klaar voor meeting rooms as a service

Vergaderbeheer als dienst kan enkel zijn vruchten afwerpen als het wordt ingericht op maat van je organisatie. Daarom is een goede voorbereiding van cruciaal belang. Wortell onderzoekt dan ook eerst welke de functionele en facilitaire noden van je vergaderruimtes zijn. Van belichting, vloerbekleding tot akoestiek van de zaal: elke meeting room toetsen we aan onze checklist.

In een tweede stap kunnen we hier de nodige hardware op afstemmen. Denk aan beeldschermen, camera’s, het bedieningspaneel de luidsprekers en natuurlijk ook de microfoons. Tot slot hoort ook een evaluatie van de readiness van de ruimtes bij het voorbereidende werk. Daarbij spelen vooral het netwerk en de internetverbinding een rol.

Doorlopend: monitoring op afstand en assistentie

Monitoring op afstand is een belangrijk onderdeel van ons Microsoft Teams Rooms aanbod. Achter de schermen zorgen we ervoor dat alles 24/7 gesmeerd loopt. Zo gaan we er prat op dat alle toestellen en software naar behoren werken. Gaat er toch iets stuk? Trekt iemand per ongeluk een kabel uit? Wortell lost het voor je op.

Natuurlijk hoeft er niets mis te lopen alvorens we te hulp schieten. Inbegrepen in deze dienstverlening is adoptie door je medewerkers. Dat betekent dat we hen leren omgaan met de technologie en hardware, en waar nodig te hulp schieten. Wie bijvoorbeeld een ruimte boekt, krijgt meteen een automatische bevestiging en contactgegevens voor technische ondersteuning. Daarnaast staan ook tijdens de vergadering onze video butlers ter beschikking voor real-time support. En tot slot kan Wortell deelnemers op afstand mee toevoegen aan de vergadering.

Specialistenwerk

Zo zie je maar, vergaderbeheer dekt een hele lading. Naast de aankoop van het juiste materiaal is er nog het onderhoud ervan en de inrichting van de meeting rooms zelf. Bovendien moeten je medewerkers overweg kunnen met al deze snufjes. Een specialist inhuren voor elk van deze disciplines? Dat zou een kostenintensieve bedoening zijn. Microsoft Teams Rooms ontzorgt je van configuratie en installatie tot adoptie, beheer en onderhoud. En dat aan een vast tarief per maand, volgens het aantal gebruikers en je verbruik.

En uiteraard maakt het niet uit op welke locatie je medewerkers vergaderen. Fysiek, virtueel of hybride: Microsoft Teams Rooms past zich aan volgens jouw vergaderbehoeften. Veranderen die laatste op een gegeven moment? Dan groeit Microsoft Teams Rooms mee met je organisatie.


Meer informatie nodig? Wortell helpt je graag verder! Contacteer ons gerust voor een vrijblijvend adviesgesprek.

Event.

Kom jij op 17 november ook naar onze Teams Calling & Meetings sessie?

Samen met Microsoft organiseren we een hybride seminar (fysiek én online) waarin we je Teams ervaring uitbreiden met telefonie en hybride vergaderfaciliteiten.

Meer over Meeting Rooms, Microsoft Teams

Blogpost / 1-6-2021

Versterk je digitale HR dankzij het Microsoft PowerPlatform

Lees hoe het Microsoft PowerPlatform je HR digitalisering versterkt en ondersteunt met meer efficiëntie, datacentralisatie en klantentevredenheid...
Blogpost / 26-5-2021

Hoe optimaliseer je je IT voor hybride werken met Microsoft 365?

Klaar om hybride samen te werken? Dat doe je onder andere met intelligente communicatie gebaseerd op Teams Calling en Meetings.
Blogpost / 26-5-2021

Hoe optimaliseer je je IT voor hybride werken met Microsoft 365?

Klaar om hybride samen te werken? Dat doe je onder andere met intelligente communicatie gebaseerd op Teams Calling en Meetings.
Blogpost / 20-10-2021

Hoe creëer je een consistente meeting ervaring voor zowel thuis- als kantoorwerkers? 5 tips.

Hoe zorg je voor een feilloze meeting ervaring in de hybride wereld? In Microsoft Teams Rooms schuilt de oplossing.
Wortell-insider-risk-microsoft-ggd
Blogpost / 14-10-2021

Hoe zorg je voor een vlotte telefonische bereikbaarheid bij thuiswerk? Zes Microsoft Teams tips.

Vandaag ondervinden veel professionals nog de logistieke uitdagingen van de noodgedwongen shift naar thuiswerk. De telefonische bereikbaarheid van je...
Blogpost / 20-10-2021

Hoe creëer je een consistente meeting ervaring voor zowel thuis- als kantoorwerkers? 5 tips.

Hoe zorg je voor een feilloze meeting ervaring in de hybride wereld? In Microsoft Teams Rooms schuilt de oplossing.
6 nieuwe functies in Teams om productiever te werken | Wortell
Blogpost / 3-3-2021

6 nieuwe functies in Teams om productiever te werken | Wortell

Microsoft lanceerde voor haar samenwerkingshub Teams weer heel wat nieuwe functies die je nog productiever laten werken. De top 6 verzamelden we.
Word meester in hybride vergaderen en stel je vergaderpubliek centraal
Blogpost / 27-1-2021

Word meester in hybride vergaderen en stel je vergaderpubliek centraal

Videoconferenties en online vergaderen; een hybride werkcultuur die we moeten vastgrijpen zonder onze humane verbondenheid uit het oog te verliezen.
Word meester in hybride vergaderen en stel je vergaderpubliek centraal
Blogpost / 27-1-2021

Word meester in hybride vergaderen en stel je vergaderpubliek centraal

Videoconferenties en online vergaderen; een hybride werkcultuur die we moeten vastgrijpen zonder onze humane verbondenheid uit het oog te verliezen.
Blogpost / 11-1-2021

5 tips voor een kwaliteitsvolle videovergadering

We vergaderen veel en nog meer sinds we telewerken. Maar zijn je meetings ook voldoende productief? Ga voor kwaliteit met de tips in deze blog.