Gemeente Boechout bouwt aan sterkere samenwerking met de digitale werkplek

De dienstverlening efficiënter en gebruiksvriendelijker maken voor alle inwoners, verenigingen en ondernemingen. Dat is waar gemeente Boechout voor wil gaan met de digitale werkplek in OneDrive, Teams en SharePoint, het digitaal platform voor adviesraden en met telefonie via Teams. Zo zorgt gemeente Boechout ervoor dat informatie maximaal gedeeld wordt binnen de hele organisatie, ook over de diensten heen. Tanja van Tuyn, Diensthoofd ICT, vertelt hoe zij dit traject heeft aangepakt in samenwerking met Wortell.

Gemeente Boechout is een landelijke en levendige gemeente in de provincie Antwerpen. “Voor de coronatijd hadden wij de klassieke Office, zoals de meeste gemeentes, met Outlook als mailclient. Alle bestanden stonden op de klassieke fileserver. Van thuiswerken was alleen bij hoge uitzondering sprake. Zoals veel bedrijven in 2020, hebben we tijdens de coronapandemie alles snel opgezet om met elkaar in contact te blijven en om te kunnen vergaderen. Zodat we onze gemeenteraad konden laten doorgaan. Na coronatijd is het gebruik van Teams snel omlaag gegaan en dat vonden we eigenlijk heel spijtig,” trapt Tanja af.

Gemeente zonder gemeentehuis

Daar moest verandering in komen, vond gemeente Boechout. In 2022 startte een grootschalig digitaliseringsproject vanuit Vlaanderen ‘Gemeente zonder gemeentehuis*’, waarbij Europese subsidies werden aangewend om de digitalisering te versnellen binnen lokale besturen. “In coronatijd is thuiswerken ingeburgerd geraakt en werd duidelijk dat de gemeente niet stilviel. Vanuit onze wens om hybride werken verder te verbeteren, hebben wij daarom ingetekend. Nooit hadden we verwacht dat we de subsidie binnen zouden halen.” Gemeente Boechout had al plannen om meer met Microsoft 365 te doen. Er waren licenties, maar het gebruik was beperkt. “Het was aan ons om het geld te vinden en in de verdere inzet te investeren. Dat hebben we kunnen realiseren met de subsidie. We hebben een heel traject doorlopen om de fileserver te migreren naar OneDrive, Teams en SharePoint. Nu hebben we één platform waarop collega’s inloggen en waar zij op een vertrouwde manier bestanden kunnen gebruiken en delen. Het gaat allemaal wel een stukje vlotter als het binnen één systeem zit, merken we.”

* 'Gemeente zonder gemeentehuis’ kadert in het relanceprojectplan Vlaamse Veerkracht van de Vlaamse Regering. De Europese Unie financiert het initiatief vanuit het economische herstelinstrument via NextGenerationEU.'

Kennis in huis halen

Zo’n subsidie komt niet in de schoot vallen. Gemeente Boechout moest een subsidiedossier opmaken met daaraan toegevoegd een begroting. “Wij hadden voordien al verkennende gesprekken met Wortell gehad. Daar hebben wij ook de offertes voor de begroting opgevraagd. Bij het toekennen van het dossier is afgesproken dat we de samenwerking zouden opzetten met Wortell om heel het Microsoft 365-verhaal uit te werken. Zodat Wortell kon ondersteunen om effectief de volledige implementatie te doen. Daar zat ook een beetje change management bij. We werken momenteel nog samen en dat loopt altijd goed; het contact is heel aangenaam. Onze projectmanager Davy is de constante binnen het project. Altijd bereikbaar en als er vragen zijn, komt er altijd heel snel een antwoord op. Voor mij is Wortell de partner die de technische kennis heeft om uit te voeren wat wij voor ogen hebben. Ook naar advies toe: ze kunnen ons zeggen wat de beste manier van werken is; wat kan er wel en wat kan er niet. In onderling overleg zijn we uitgekomen op een traject van train-de-trainer om collega’s op te leiden. Ik volgde de opleiding, die ik aan de rest van de collega’s heb doorgegeven. Zo kunnen we ook vrij flexibel inspelen op wie wanneer beschikbaar is. Ik vind het belangrijk om het samen te doen en dat we het achteraf zelfstandig kunnen uitwerken of uitrollen. Dat hebben we bij Wortell gevonden.”

Met Teams leren omgaan

Intussen is de migratie naar OneDrive en Teams afgerond en wordt de fileserver nog gemigreerd naar SharePoint. “Om met die tools aan de slag te gaan, hebben we ook een opleiding voorzien, net als voor het gebruik van OneNote en Planner/To-Do. Voor die vier zaken hebben we opleidingen georganiseerd. Die voor OneDrive en Teams waren verplicht omdat dit dé tools zijn voor bestandengebruik. De andere waren vrijwillig maar evengoed met een hoog deelnamepercentage.” Tanja licht toe dat er bewust voor is gekozen niet alles in één keer te doen, omdat dit veel vergt van collega’s. “Je merkt met Teams dat sommigen daar echt mee weg zijn, het is een dagelijkse tool geworden. Het is ook afhankelijk van welke taken ze uitvoeren. Voor anderen is het eerder iets dat ernaast staat. Het lukt ook wel om de mail aan de kant te laten en via de chat of gedeelde kanalen met posts te werken. Dat hebben we voor ogen: dat je niet in je grote ontplofte inbox moet zoeken naar relevante mails, maar dat de informatie in je Teams-kanalen zit.”

Samenwerking over diensten heen

“Collega’s werden bevraagd om te polsen hoe zij werken, wat er beter zou kunnen, hoe ze willen werken en of ze klaar zijn voor een digitale verandering. Zeker die laatste vraag bepaalt wat er mogelijk is. Een adoptieconsultant van Wortell liep rond, stapte binnen en keek mee: hoe werk je nu? Waar loop je tegenaan? Zo konden we vanaf het eerste moment mensen meenemen in de verandering, wisten ze wat eraan kwam en werden ze goed gehoord. Het is een andere manier van werken,” vertelt Davy Hoyberghs, projectmanager bij Wortell. Tanja vertelt verder: “We willen bekomen dat het voor iedereen gebruiksvriendelijk is en dat vooral het samenwerken tussen diensten onderling wordt gestimuleerd. Dat was vroeger moeilijker met onze fileserver: iedereen kon zijn bestanden van de eigen dienst zien maar niet die van andere diensten. Dat bevordert niet de samenwerking tussen de diensten. Er werd veel heen en weer gemaild met bestanden; met uiteindelijk tien versies van hetzelfde bestand waardoor je niet meer weet of je het meest correcte hebt. Door in Teams samen te werken, willen we dit veranderen. Met de migratie van SharePoint zetten we de toegangsrechten verder open zodat er voor iedereen meer informatie beschikbaar is en dat je het niet hoeft op te vragen bij andere diensten. Als alle bestanden sneller gevonden worden, kunnen wij inwoners en ondernemingen beter van dienst zijn.” 

Moeilijke weg voor makkelijker werk

“Op dit moment merken we vooral positieve effecten op de interne communicatie en samenwerking. Via Teams is het ook makkelijker samenwerken met externen.” Dat deze impact ook door collega’s wordt gemerkt, blijkt wel uit de interesse in Teams onder collega’s. “We zien dat er meer en meer Teams-kanalen worden uitgevraagd. Dit levert voor collega’s een tijdsbesparing op: als je alles binnen Teams bij elkaar houdt, hoef je niet te zoeken waar informatie staat. Je hoeft niet meer in een grote bestandsstructuur te zoeken: hoe had ik mijn document ook alweer genoemd?” Hierbij geldt: nu investeren en goed voorbereiden, betekent op later moment tijdswinst. “Elke dienst moet bijvoorbeeld zijn mappen opkuisen, wat enorm veel werk is. Dat is waar we belang aan hechten: we gaan voor de moeilijke weg, waarbij iedereen heel kritisch naar mappen en bestanden moet kijken. Wat nemen we mee? Wat mag er weg? Daar hoort een structurering in naamgeving bij en dat kost extra tijd. We hopen daar later vruchten van te plukken en hopen dat collega’s die later in dienst komen daar makkelijker mee aan het werk kunnen.”

Toekomst: telefonie en adviesraden in Teams

Gemeente Boechout bereidt zich voor op een overstap naar bellen met Teams. “Zo zorgen we dat collega’s ook bij thuiswerken bereikbaar zijn voor onze inwoners. De call flows zijn opgesteld, nu moet de technische inrichting binnenkort volgen. Wat nog op stapel staat, is de communicatie-uitvoering binnen Teams waarin we een overlegplatform aan het uitwerken zijn voor onze adviesraden. Binnen onze gemeente hebben we een aantal adviesraden: burgers die één keer per maand samenkomen en over bepaalde onderwerpen adviezen schrijven naar het beleid of bestuur toe. Die werken allemaal op hun eigen manier. We zijn een participatieplatform binnen Teams aan het opzetten, zodanig dat de adviesraden daar hun plek hebben om uniform en veilig alle informatie met elkaar te delen en te overleggen. Dat maakt het makkelijker voor inwoners die deel uitmaken van meerdere organen. En dan hebben we nog een stukje traject dat net buiten Microsoft 365 ligt: Dynamics 365 (LB365). Dat loopt allemaal wat in elkaar over en is sterk gekoppeld met Microsoft 365. Dat zal een sluitstuk van ons project worden.” 

Tips voor andere gemeentes

Terugkijkend heeft Tanja een aantal leerpunten die ze graag aan andere gemeentes meegeeft:

• Goede, duidelijke communicatie. Wij hebben hard ingezet op de gebruikers: waarom doen we zaken? Wanneer doen we het? Informeer op tijd en koppel terug als zaken zijn uitgevoerd. Begeleiding en opleiding zijn ook zeer belangrijk. Verwacht niet dat mensen met alleen de handleiding uit de voeten kunnen. 
• Sterke voorbereiding: daar hebben wij heel veel tijd ingestoken, vooral met de opleidingen. De basis was de opleiding van Wortell, met hier en daar ook afstemming op onze eigen werking en zeker ook de migratie naar OneDrive, naar Teams en hoe je dat moet aanpakken.