Modernisering IT-infrastructuur voor Beweging vzw
Wortell (voorheen Synergics) helpt Beweging vzw met de modernisering van de IT-infrastructuur
Eendracht maakt macht: meerdere kleine organisaties samenbrengen, levert schaalvoordeel en een betere onderhandelingspositie op. Maar het zorgt anderzijds ook voor meer complexiteit. Een buitenstaander met de juiste aanpak en expertise kan dan helpen om door het bos de bomen weer te zien. Zo kwam de IT-dienst van Beweging vzw handelend met een louter interne opdracht bij Wortell terecht.
Ook in niet-commerciële organisaties zijn hulpmiddelen welkom om medewerkers productiever en efficiënter te maken. Daarom begon de IT-dienst van Beweging vzw voor zijn IT ondersteunde partners binnen Beweging.net, een netwerk van organisaties met roots in de christelijke arbeidersbeweging, een tijdje geleden over te schakelen op Office 365 van Microsoft. Als eerste organisatie kwam WSM vzw (We Social Movements of ook Wereldsolidariteit / Solidarité Mondiale) aan de beurt. “Voor onze ngo, die een leidende opdracht heeft voor een nationaal en mondiaal samenwerkend netwerk, en dus vaak actief is op locaties waar niet altijd kan gerekend worden op snelle internetverbindingen, zochten we een stabiel platform voor geïntegreerde samenwerking, en hiervoor kwamen we bij we Office 365 uit als beste oplossing,” vertelt Rudi Schils, het diensthoofd van de eigen IT-afdeling die meerdere organisaties van Beweging.net ondersteunt. “Het ngo/vzw-statuut levert WSM ook een belangrijke non-profit donatie op vanwege Microsoft. Al bij al slaagden we erin om dit voor WSM vrij snel operationeel te krijgen.”
Niet bang van een beetje complexiteit
De bedoeling was om ook een aantal andere organisaties van Beweging.net dezelfde behandeling te laten ondergaan, maar al snel botste men op de complexiteit van de groep. “Ons oorspronkelijk plan was om een multi-tenant omgeving te creëren – met gescheiden toegang tot de applicaties dus – vergelijkbaar met het bestaande on premise systeem, maar wel ter vervanging van de Virtual Desktop Infrastructure (VDI) - en daarin Office 365 te integreren. Die keuze voor multi-tenant was nuttig omdat sommige organisaties een non-profit statuut hebben, maar andere niet. Geen ideale oplossing, uiteraard, maar dat leek toen wel de beste keuze want we moesten in afspraak met Microsoft de verschillende types van licenties legaal kunnen inzetten en sluitend beheren.”
Maar intussen was Femma vzw, een andere organisatie van Beweging.net met IT-ondersteuning vanuit Beweging vzw, zelf ook op zoek gegaan naar een IT-omgeving die hun manier van werken beter ondersteunde. Ze klopten daarvoor bij Wortell aan. Omdat ze bij Femma vzw zo tevreden waren over die samenwerking en ook omwille van de te leveren IT-ondersteuning, besloot ook Schils eens met Wortell rond de tafel te gaan zitten.
“In het begin zaten we niet echt op dezelfde golflengte,” lacht Schils als hij op die eerste gesprekken terugblikt. “Maar gaandeweg zijn we ervan overtuigd geraakt dat we hun aanpak – die veel verder ging dan wat we van plan waren – een kans moesten geven. We waren vooral onder de indruk van de analyse die ze hadden gemaakt om te bepalen wat voor ons de beste oplossing was. Daar hadden ze echt werk van gemaakt, en zich bijvoorbeeld niet laten afschrikken door de complexiteit van onze groep. Dat geeft natuurlijk wel vertrouwen en dat is heel belangrijk bij de keuze van een IT-partner, vind ik.”
We waren vooral onder de indruk van de analyse die Wortell had gemaakt om te bepalen wat voor ons de beste oplossing was. Daar hadden ze echt werk van gemaakt.
-Rudi Schils, IT-diensthoofd bij Beweging.net
Makkelijker thuiswerken: handig tijdens een pandemie
Intussen is na WSM en Femma ook Pasar vzw, een organisatie die inzet op sociaal toerisme, omgezet naar de nieuwe structuur. De migratie voor de organisaties van Groep Beweging zal kortelings worden afgerond en deze van Kompas Camping vzw in het voorjaar van 2021.
Stilaan beginnen de gebruikers de voordelen van Microsoft 365 in te zien, merkt Schils: “Het gemak waarmee je bestanden kunt delen via Teams is bijvoorbeeld een echte meerwaarde. Ook de integratie met je smartphone is een groot voordeel, en het maakt thuiswerken – dat door de coronacrisis natuurlijk veel belangrijker is geworden – veel gemakkelijker. En binnenkomende facturen op remote sites inscannen en delen via OneDrive voor de financiële dienst is veel handiger en betrouwbaarder dan ze via de post naar een andere afdeling te sturen, natuurlijk. En dit lijstje is niet limitatief!” De ingebouwde automatisatie en rapportering levert operationele voordelen op.
Het IT-team van Schils telt maar drie mensen en dat is best krap voor de kleine 300 gebruikers die ze moeten ondersteunen, verspreid over meerdere organisaties met elk een aparte missie binnen het netwerk van Beweging.net. (Ook de vakbond ACV en de Christelijke Mutualiteit maken deel uit van Beweging.net, maar hebben elk hun eigen, veel groter IT-team.) “Zeker voor zo’n klein team als het onze zien we in Microsoft 365 grote voordelen,” vindt Schils. “Het vergt minder onderhoud, waardoor er meer tijd vrijkomt voor andere noodzakelijke IT-taken en ook budgettair is het interessanter omdat je niet telkens moet investeren in nieuwe fysieke servers en hiervoor geschikte licenties, inclusief de installaties van het platform. In die zin levert deze migratie op termijn ook een mooie besparing op. En een ondersteunende partner als Wortell, waar je te allen tijde op kunt vertrouwen en met al je vragen bij terecht kunt, is van goudwaarde, natuurlijk.”
